Si vous voulez envoyer des documents à vos apprenants ou aux entreprises de vos apprenants, allez dans “Suivez” puis “Administratif”. Sélectionnez la session à partir de laquelle vous voulez envoyer des documents.
Un récapitulatif de la session apparaît, et il vous faudra choisir la nature de l’action de formation. Cliquez sur “modifier” pour valider la saisie.
Dans “Documents administratifs” vous pourrez voir apparaître les documents correspondant à la nature de l’action que vous avez renseignée.
- Prenons l’exemple du document Programme, celui-ci est téléchargeable en format Word ou PDF.
- Prenons l’exemple du document Convention de formation :
Tous les champs sont à renseigner avant de pouvoir générer le document. Vous pourrez faire les modifications manquantes directement sur la page, en cliquant sur le stylet.
- Vous aurez aussi la possibilité d’envoyer votre document par mail à vos apprenants en cliquant sur les 3 petits points à droite de la ligne concernée (il est possible de faire une sélection multiple de destinataires).
Les documents envoyés aux apprenants sont automatiquement générés en format PDF pour qu’ils restent intacts.
- La plateforme vous indique à quel moment votre mail a été envoyé (dans l’onglet notifications).
Renvoi des emails des documents administratifs
Dans l’onglet « Documents administratifs » du suivi administratif, nous avons ajouté la possibilité de renvoyer les emails à volonté.
Dans le cas d’un email qui a déjà été envoyé, rendez-vous dans le menu 3 points du destinataire souhaité, l’action « Envoyer par email » est remplacée par l’action « Renvoyer par Email »
La date et heure du renvoi remplace celle de l’envoi d’origine. Dans la cas d’une modification du corps du mail, du document ou de la pièce jointe entre l’envoi et le renvoi, c’est la dernière version qui est prise en compte et qui remplace les éléments originaux. Exemple : j’ai corrigé une erreur dans ma convention, lorsque je renvoie l’email, c’est la dernière version de mon document qui sera en pièce jointe.
